Trudne początki wspólnoty

[Kaizen]

Podobny temat już był, ale odpowiedzi na moje aktualne zagwozdki nie znalazłem. Część odpowiedzi już mam popartych mocnymi uzasadnieniami, ale sporo pytań zostało (i co gorsza pojawiają się nowe).
Potrzebuję twardych argumentów na Zarządcę, Dewelopera i były Zarząd.

1. Pod koniec czerwca 2009 pierwsi przyszli właściciele podpisują protokoły techniczne odbioru, niedługo potem jest decyzja o zasiedleniu i pierwsi się wprowadzają (niektóre lokale były wykańczane wcześniej).
2. W lipcu 2009 deweloper podpisuje z Zarządcą umowę na zarządzanie kończonym właśnie blokiem.
3. 6 października zostaje podpisany pierwszy akt notarialny - i zawarte jest w nim powierzenie zarządzania licencjonowanemu (chyba już nie długo) Zarządcy. I nic się nie dzieje. Wszystko zostaje po staremu.
- od lipca 2009 Deweloper poleca przelewać pieniądze za czynsz na konto firmy Zarządcy
- umowy są podpisane na Zarządcę (i tak przychodzą faktury)
4. 16 marca zostaje zwołane zebranie wspólnoty. Sprawozdanie Zarządcy zostaje odrzucone. W obecności notariusza Zarządca zostaje odwołany i powołany nowy zarząd w skład którego wchodzi... dotychczasowy Zarządca. Od tego momentu powoli zaczyna się coś dziać - umowy są przepisywane na Wspólnotę, zostaje założony rachunek bankowy wspólnoty (pierwszy wpływ w kwietniu 2010), pojawia się pierwsza faktura na wspólnotę. Do tego czasu księgowo patrząc wspólnota nie ma ani złotówki kosztu, i ani złotówki przychodu.
5. Przychodzą jakieś dziwne rozliczenia za 2009r i nie można uzyskać wyjaśnienia, z jakiej okazji, skoro koszty wspólnoty 0. Podobnie z rozliczeniami w 2010r.
6. 31 sierpnia zostaje zmieniony Zarząd. I tu mam największy problem - jestem w nowym zarządzie i jest masakra. Dotychczasowy zarząd do dzisiaj nie oddał części dokumentów (wystosowaliśmy żądanie wydania - z upływem terminu chyba trzeba będzie porozmawiać z Policją i prokuraturą - ale tu tematów jest więcej, więc przed tym krokiem chcemy ogarnąć całość sytuacji).
7. Wg deklaracji żadna dokumentacja pozaksięgowa nie była prowadzona (jedyne, co jest to notka na fakturze "zapłacono dnia..."). Po odrzuceniu sprawozdania za 2009r (do którego Zarządca nie potrafił pokazać zestawienia dokumentów, z których wynikają koszty) temat zniknął. Nie przedstawiono ani poprawionego sprawozdania, ani wyjaśnień. Dopiero pod naciskiem członków Wspólnoty (na szczęście trafiło się kilku księgowych) został wysłany CIT-8 (5 miesięcy po terminie) w którym podobno znalazły się kwoty niezerowe, choć na konto wspólnoty nie wpłynęła ani złotówka (bo nie było konta) a faktur wystawionych na Wspólnotę też nie było. Niestety - CIT-8 nie został przekazany nowemu Zarządowi.

Teraz pytania:
1. Czy wspólnota ma prawo obciążać kosztami utrzymania nieruchomości wspólnej przyszłych właścicieli bez ich pisemnej zgody? Poprzedni Zarząd podpisał takie porozumienie z Deweloperem i obciążał czynszem nie właściciela (czyli Dewelopera) tylko przyszłych właściciel. W umowach przedwstępnych przyszli właściciele mają zapis, że od momentu odbioru ponoszą koszty - ale moim zdaniem powinni to wpłacać deweloperowi a on dopiero do wspólnoty. Temat bumerang - bo deweloper ciągle ma mieszkania niesprzedane i co jakiś czas sprzedaje.

2. Zarządca nie rozliczył się z ani jednej złotówki, która wpłynęła na jego konto. Pieniądze wpłacali poszczególni (często jeszcze przyszli) członkowie wspólnoty na konto firmy Zarządcy. Czy Wspólnota/Zarząd może tu coś zdziałać, czy dochodzenie roszczeń to indywidualne albo zbiorowe pozwy poszczególnych osób? Formalnie stroną transakcji nie była wspólnota.

3. Czy/jak wyprostować to, że faktury i płatności były na Zarządcę? Pewnie powinien to zrefakturować na Wspólnotę. Ale co z pieniędzmi? Czy powinien je oddać ludziom i ci wpłacić na podstawie rozliczenia kosztów po zrefakturowaniu?

Wiem, powinniśmy zatrudnić dobrego prawnika i przygotować się na batalie sądowe. Ale jak nie trudno się domyślić, finanse wspólnoty są w opłakanym stanie a ludzie mimo tego mocno poirytowani wysokością czynszu (rozrzutność i nonszalanckie przekraczanie planu gospodarczego to osobny temat). Ale jak znacie prawnika z Warszawy, który podjąłby się za success fee - to poproszę namiary na priva.

Jak mi się coś istotnego przypomni, albo pojawi się nowe pytanie, to wyedytuję posta - czytelniej chyba będzie.

[jaceko]

1. Nie. To problem dewelopera że długo sprzedaje mieszkania. Prosta zasada rynku - nie sprzedajesz towaru płacisz za jego magazynowanie.
2. To problem wpłacających. Zarządca powinien im zwrócić pieniądze które powinny zostać rozliczone na koncie Wspólnoty. Zarządca może pozostawić sobie tylko wynagrodzenie.
3. Najlepiej wszystkie rozliczenie robić z konta Wspólnoty. Wspólnota dostaje faktury i rachunki i z jej konta powinny być wpłacana pieniądze. Można inaczej, ale zawsze rodzi to problemy.

[Kaizen]

1. Nie. To problem dewelopera że długo sprzedaje mieszkania. Prosta zasada rynku - nie sprzedajesz towaru płacisz za jego magazynowanie.

No i przed tym deweloper broni się rękami i nogami. O ile w innych tematach idzie się dogadać - to o odkręceniu płatności za okres, gdy kupujący nie miał (czy też ciągle nie ma) jeszcze aktu i "przepuszczeniem" rozliczeń przez niego nie chce słyszeć.

2. To problem wpłacających. Zarządca powinien im zwrócić pieniądze które powinny zostać rozliczone na koncie Wspólnoty. Zarządca może pozostawić sobie tylko wynagrodzenie.

Niektórzy już powysyłali wezwania do zwrotu nienależnych pieniędzy - ale pewnie bez sądu się nie obejdzie.
UKS również został powiadomiony, bo skoro Zarządca pobierał kasę, a nie wystawiał faktur, to samym tym działaniem łamał Kodeks Karny Skarbowy (a istnieje jeszcze podejrzenie, że nie wystawiając faktur i biorąc faktury zakupowe na siebie wyłudzał VAT).
Z wynagrodzeniem tez jest problem. W umowie Zarządcy z Deweloperem stoi, że po powstaniu wspólnoty ma być uchwała w temacie wynagrodzenia. A nie było. Niby w aktach jest ustalona stawka - ale nie ma słowa o tym, jakie działania w tym mają być.

3. Najlepiej wszystkie rozliczenie robić z konta Wspólnoty. Wspólnota dostaje faktury i rachunki i z jej konta powinny być wpłacana pieniądze. Można inaczej, ale zawsze rodzi to problemy.

To ja wiem, ale tak nie było - i trzeba to jakoś wyprostować.
Można zamknąć oczy i powiedzieć:
- "koszty wspólnoty od momentu powstania to (i tu kwota wynikająca z faktur wystawionych na wspólnotę)"
- "wpływy to (i tu kwota wpływu na konto wspólnoty po jego założeniu)"

I rozliczyć ładnie - a o kwoty wpłacone Zarządcy odesłać do niego.

Tylko to nie do końca rozwiązuje sprawę. Bo pewnie tak zmotywowany Zarządca wystawi wreszcie refaktury na wspólnotę i znowu rozliczanie od nowa - bo koszty dotyczyły 2009 i Q1 2010. Ale jak nie zechce zrefakturować i oddać pieniędzy po dobroci, to chyba tylko to pozostanie. Ale wściekłość ludzi uderzy i w Zarządcę, i w Dewelopera i w aktualny Zarząd.

Z czego przejmie się tylko aktualny Zarząd, bo tu mieszka.

I nie będę się im dziwił. A wolałbym mieć szczęśliwych i uśmiechniętych sąsiadów - wystarczy, że ja się wściekam i siwieję.

[elmaz]

Oczywiście pytania, które zadałeś są w zasadzie retoryczne.
Mieliśmy podobną sytuację we Wspólnocie - i faktycznie potem była masakra i odkręcenia tego wszystkiego, więc jak najszybciej musicie to uciąć.

Nauczony własnym doświadczeniem proponuję przyjąć następujący sposób postępowania:


1) Ustalić jak najszybciej jakąś datę zero, np. 1 września 2010 i od tej daty przejąć bieżącą kontrolę nad finansami - tzn. porządnie ewidencjonować naliczenia, wpłaty i koszty, tak aby nie pogłębiać bałaganu.

2) Oczywiście natychmiast założyć nowy rachunek bankowy i odciąć od niego administratora, przepisać umowy na Wspólnotę oraz zawiadomić o nowym numerze rachunku wszystkich właścicieli.

3) Zająć się prostowanie starych błędów

a) najpierw wyliczyć koszty funkcjonowania całej wspólnoty. Aby wydobyć stosowne dokumenty proponuję zagrozić zarządcy/deweloperowi przede wszystkim kontrolą skarbową, ponieważ przy takim bałaganie są ugotowani.

Wbrew pozorom nie powinno być to tak dużo pracy, we wspólnocie faktur kosztowych zwykle jest kilka, kilkanaście miesięcznie.

b) znając koszty, należy wyliczyć średni dzienny koszt funkcjonowania Wspólnoty w danym roku.

Potem wyliczyć obciążenie przypadające na każdy lokal, w rozbiciu na dwa etapy:
- od daty powstania wspólnoty do daty aktu notarialnego
- od daty aktu notarialnego do daty zero
Licząc (ilość dni x średnie dzienne obciążenie x udział lokalu)

Pierwsza kwota formalnie obciąża dewelopera, druga - Właściciela. Jeśli mieszkania były po drodze sprzedawane przez Właścicieli, to rozbić to na więcej przedziałów wg tego samego klucza.

Tym sposobem już wiemy - ile kto nam jest formalnie winien.


c) Dopiero po uporządkowaniu kosztów zająć się wpłatami mieszkańców. I dopiero tutaj jest problem, a nawet kilka. Głównie z kwalifikacją wpłat, co za który okres - i co pomniejsza zaległość dewelopera, a co właściciela. I tutaj albo trzeba z każdym właścicielem zawrzeć w tej sprawie osobną ugodę, albo jakoś załatwić to globalnie, ryzykując że w pojedynczych przypadkach ktoś to zakwestionuje i trzeba będzie go rozliczyć indywidualnie.

Nam się udało zmusić dewelopera do metody LIFO - czyli najbardziej korzystnej dla właścicieli, gdzie najpierw wpłatami pokrywaliśmy ich zobowiązania, a dopiero resztą deweloperskie. Nie wiem czy Wam się to uda - jeśli nie to trzeba negocjować indywidualnie, tak czy inaczej wpłaty muszą być rozpisane i wtedy wyjdziecie na saldo dewelopera i właściciela.

I dopiero to będzie koniec, oczywiście pomijam takie "drobiazgi" jak korekta sprawozdań, uchwał, deklaracji podatkowych.

Najwięcej roboty będzie właśnie z punktem c - nam to zajęło pół roku, ale udało się.
Trzeba mieć do tego dobrego księgowego i próbować koszty przerzucić na zarządcę i dewelopera - bo dopóki tego nie rozliczycie to i oni mają bałagan w papierach i każda kontrola ich kładzie.

Jakby co, to pisz na leszek_m@o2.pl, może na podstawie własnych doświadczeń coś jeszcze pomogę.

[elmaz]

1. Nie. To problem dewelopera że długo sprzedaje mieszkania. Prosta zasada rynku - nie sprzedajesz towaru płacisz za jego magazynowanie.

No i przed tym deweloper broni się rękami i nogami. O ile w innych tematach idzie się dogadać - to o odkręceniu płatności za okres, gdy kupujący nie miał (czy też ciągle nie ma) jeszcze aktu i "przepuszczeniem" rozliczeń przez niego nie chce słyszeć.

Odkręcajcie połowicznie - tzn. uzgodnijcie, że to co było wpłacone w tym okresie i nie będzie oprotestowane przez danego mieszkańca zmniejszy zobowiązanie dewelopera, a ona ma tylko dopłacić brakującą część. Ma tylko wymusić na zarządcy, żeby nadwyżka tych wpłat trafiła do Was. Nie możecie wziąć na siebie ściągania tych pieniędzy od właścicieli, bo nie macie żadnych podstaw prawnych (to nie byli Właściciele), a deweloper może to robić bo ma umowy przedwstępne.

Może warto to tak rozebrać, aby deweloper był też zainteresowany naciśnięciem zarządcy na rozliczenie - bo on ma wcale nie mniejszy problem ze swoją księgowością. I jego KUS może więcej kosztować niż zarządcę.

Niektórzy już powysyłali wezwania do zwrotu nienależnych pieniędzy - ale pewnie bez sądu się nie obejdzie.

Korzystniej byłoby się porozumieć z Właścicielami i zarządcą, że pieniądze już wpłacone zarządca rozliczy ze wspólnotą. To łatwiejsza operacja. Inaczej powinno być tak, że zarządca oddaje właścicielom, właściciele wpłacają wspólnocie, a wspólnota oddaje zarządcy (refaktury). To trochę bardziej skomplikowane, nie sądzisz?

UKS również został powiadomiony, bo skoro Zarządca pobierał kasę, a nie wystawiał faktur, to samym tym działaniem łamał Kodeks Karny Skarbowy (a istnieje jeszcze podejrzenie, że nie wystawiając faktur i biorąc faktury zakupowe na siebie wyłudzał VAT).
Z wynagrodzeniem tez jest problem. W umowie Zarządcy z Deweloperem stoi, że po powstaniu wspólnoty ma być uchwała w temacie wynagrodzenia. A nie było. Niby w aktach jest ustalona stawka - ale nie ma słowa o tym, jakie działania w tym mają być.

Obawiam się, że to mały błąd. Jak mawiają brydżyści - groźba niedokonana jest lepsza niż dokonana. Korzystniej było chyba grając ryzykiem kontroli zmusić zarządcę i dewelopera do uporządkowania tematu, niż napuszczać na nich kontrolę. Ale może też być tak, że to kontrola wymusi uporządkowanie tematu. Gorzej - jak kontrola wejdzie do Wspólnoty, bo tłumaczył się będzie tak czy inaczej obecny Zarząd, a dopiero potem może sobie pozywać kogo chce. :-(

Tylko to nie do końca rozwiązuje sprawę. Bo pewnie tak zmotywowany Zarządca wystawi wreszcie refaktury na wspólnotę i znowu rozliczanie od nowa - bo koszty dotyczyły 2009 i Q1 2010. Ale jak nie zechce zrefakturować i oddać pieniędzy po dobroci, to chyba tylko to pozostanie. Ale wściekłość ludzi uderzy i w Zarządcę, i w Dewelopera i w aktualny Zarząd.

Z czego przejmie się tylko aktualny Zarząd, bo tu mieszka.

I nie będę się im dziwił. A wolałbym mieć szczęśliwych i uśmiechniętych sąsiadów - wystarczy, że ja się wściekam i siwieję.

To zależy, czy były nadpłaty, czy niedopłaty. Bo jeśli nadpłaty, to faktycznie problem. Ale jeśli są niedopłaty, to zarządca ma też problem. Poza US jest jeszcze prokuratura - przechowywanie cudzej kasy, a także cudzych dokumentów to przestępstwo.

[Kaizen]

Większość już zrobione.
Ad 1. zaliczki dalej wg dotychczasowych zasad - do ogarnięcia i uchwalenia ewentualnie zmian w Planie Gospodarczym

Ad 2. rachunek stary - ale uprawnienia przejęte

Ad 3. koszty z faktur ustalone. Pozostają drobiazgi i wynagrodzenie Zarządu i wcześniej Zarządcy. Zarząd brał kasę powołując się na gwiazdkę w tabelce z planem przy pozycji "Zarządzanie". Wszyscy myśleli, że w tym jest masa rzeczy. A gwiazdka mówiła "* wynagrodzenia". Co do UKS - z Zarządcą nie szło (i dalej nie idzie) się dogadać jak z człowiekiem i już dawno został powiadomiony. Nie ma czym straszyć - możliwe, że już ma kontrolę. To znaczy teraz na tapecie mamy Art.303 i 276 KK + Samorząd Zarządców.
Co do dzielenia na etapy - tu nie ma problemów. Wspominałem, że mamy księgowych (zresztą to mój drugi zawód). Rozbite na nutki na odpowiednie miesiące (nie wystawienia faktury czy zapłaty - rozbite na miesiące, których faktycznie dotyczą).
Jak to wszystko skompletujemy (właśnie dlatego chciałbym refaktury i zwrot pieniędzy dla lokatorów), to będę mógł się wyspowiadać za Zarządcę i stary Zarząd (przed kim trzeba będzie).

Ad 3c) Z samym zakwalifikowaniem wpłat nie ma większego problemu. To można z grubego palca potraktować - ważne, ile kto wpłacił do dzisiaj. Z naliczeniami może być drobny problem, bo nie znamy wskazań liczników z dnia każdego aktu notarialnego. Bo generalnie do tego momentu należy IMO obciążyć dewelopera, a po tym - nowego członka wspólnoty. Tylko to oznacza, że sporo osób ma znaczne nadpłaty - czyli Wspólnota mówi "Ooops" jak zażądają zwrotu albo przestaną płacić czynsz rozliczając z nadpłatą, a Deweloper nie zechce zapłacić za dług. Jak do tego Zarządca nie odda kasy - masakra nad masakrami.